Culture 101 #2 Comment en finir avec la hiérarchie ?

Et oui, c’est mercredi, et c’est l’heure de prendre un petit shot de culture d’entreprise ! Cette semaine, je vais vous parler de notre modèle d’organisation, et notamment de la question des périmètres d’activité de chacun. Vous avez pu en entendre rapidement parler ici ou : chez 360Learning, nous essayons de limiter au maximum les rapports d’autorité entre les individus, en mettant en place un système alternatif de management. Bien sûr, ce n’est pas un objectif en soi : notre seul objectif, c’est de générer de la croissance tout en proposant un projet satisfaisant aux gens qui travaillent dans l’entreprise.

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La réflexion sur l’autorité découle justement de là, parce que nous sommes convaincus que l’autorité est une source de friction. Elle démotive les gens, elle casse les rapports de confiance entre individus, elle peut induire des comportements qui entravent la création de valeur (micro-management, rapports d’ego, etc), et surtout, elle peut gravement pénaliser l’efficacité et la productivité d’une organisation.

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Une structure hiérarchique traditionnelle

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Imaginez : dans une structure hiérarchique traditionnelle, il suffit qu’un des individus de la pyramide ne soit pas bon pour que toutes les personnes sous sa responsabilité soient pénalisées dans leur travail. Chez 360Learning, nous essayons de mettre en place un autre modèle, basé sur la décentralisation. Chez nous, pas de managers et de rapports d’autorité, mais une culture de la résilience et de l’empowerment, qui n’est que la conséquence de notre volonté d’éliminer toutes les frictions au sein de l’organisation. Voici comment nous représentons notre modèle :

 

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Notre organisation est construite comme un réseau : décentralisée et résiliente

 

Oui, on sait, cela ressemble à une ruche. Mais l’idée importante à saisir ici est que nous pensons notre organisation comme un réseau d’individus, où chacun a un rôle spécifique à jouer : c’est ce que nous appelons un scope, c’est à dire un périmètre d’activité. Et cette notion est fondamentale : c’est la base de notre modèle. Sur son périmètre d’activité, chaque individu est totalement maître à bord : il ne reçoit pas d’ordre, et personne ne peut lui dire comment faire ce qu’il doit faire. Voilà pour la théorie, mais comment cela fonctionne-t-il dans les faits ?

Tout simplement grâce à quelques principes simples, qui conditionnent notre travail au quotidien. En voici la liste, en espérant que cela vous inspire 🙂


#1 Un périmètre d’activité se fonde sur du concret

Rien ne sert d’inventer des grands intitulés de poste un peu creux : d’ailleurs, ceux-ci n’ont pas vraiment de valeur en interne. Nous définissions nos périmètres d’activité respectifs en nous fondant sur les interfaces que nous opérons au quotidien. Pour vous donner un exemple concret, chez 360Learning, nous utilisons un outil de gestion de projet qui s’appelle Trello (promis, je vous en reparle bientôt), et qui permet de découper des projets en petites tâches dont on peut suivre l’avancement. Chaque équipe dispose d’un « board », où sont centralisées, classées et hiérarchisées toutes ses tâches en cours.

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Exemple de board Trello : le board Marketing, où chaque colonne est gérée par une seule personne

Par exemple, mon scope est la communication et la marque 360Learning. Il est défini en fonction des interfaces que j’opère :

  • la colonne Brand Roadmap dans le board Marketing, où je liste et je priorise toutes les actions liées à la marque que nous allons accomplir
  • le blog de 360Learning – c’est à dire ici 🙂
  • Babbler, l’outil que nous utilisons pour gérer nos RP
  • le mail marketing@360learning, dont je reçois tous les emails, comme tous les membres de l’équipe marketing
  • le board Trello Content, où je liste et je priorise tous les contenus qui sortiront
  • le board Trello Event, où je fais pareil pour les events

C’est le fait que j’opère ces différentes interfaces qui définit mon scope. Et c’est la même chose pour toutes les personnes présentes dans l’entreprise. Ce qui nous amène au point suivant 🙂


#2 Les périmètres d’activité ne peuvent pas se recouper

Pour limiter au maximum les frictions, nous avons mis en place un principe simple : les périmètres d’activité ne peuvent pas se recouper. Cela veut dire concrètement que chaque scope appartient à une personne, et à une seule. Non seulement cela nous permet d’éviter les conflits et les incertitudes, mais cela permet aussi de fluidifier les relations de travail entre nous : chacun sait clairement qui fait quoi.

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L’autre avantage de ce système est qu’il contribue à générer de la confiance entre tous les membres de l’entreprise. Par exemple, je fais confiance à Tiphaine, dont le périmètre d’activité englobe le site web de 360Learning, pour correctement prioriser ses actions et faire son travail – et c’est normal, puisque c’est son domaine d’expertise.

Chaque personne est par ailleurs totalement maître de son scope, et est la seule habilitée à prendre des décisions sur son domaine. Nous appliquons le même principe à la gestion de projet : une tâche = un responsable, et c’est toujours comme cela. Le responsable est chargé de faire avancer son projet ; il en prend la responsabilité devant tout le monde. En échange, personne ne lui dit quoi faire.


#3 Un scope compact = un meilleur focus

Nous nous efforçons de créer des scopes compacts et cohérents, pour éviter de créer de la dispersion. Une personne qui gère le produit ne s’occupera pas de la communication, c’est évident – ce n’est pas son domaine d’expertise. Et au sein de son périmètre d’activité, elle s’efforcera de limiter au maximum le nombre de projets sur lesquels elle travaille. Nous croyons profondément au less is more : c’est bien d’avoir des idées, c’est mieux de les réaliser.

Il y a un concept que nous aimons beaucoup chez 360Learning : c’est le concept de backlog. Le mot est très utilisé par les products manager, et désigne « une liste de fonctionnalités ou de tâches, jugées nécessaires et suffisantes pour la réalisation satisfaisante du projet » (source). Dès que l’on pense à une idée, une fonctionnalité ou une tâche qu’on juge essentielle pour le produit, on l’inscrit dans le backlog. Celui-ci s’inscrit en parallèle des projets que l’on mène au quotidien ; il sert de « réservoir » d’idées pertinentes et essentielles au projet, et permet d’esquisser le paysage des possibles. Nous appliquons le même concept à toutes nos actions au quotidien. Par exemple, dès que j’ai une idée sur la communication, j’estime sa pertinence, sa faisabilité, son ROI et le temps que cela me prendrait.

  • Si le projet a un impact fort, s’il est réalisable immédiatement et compatible avec mes autres obligations, je l’inscrit dans ma roadmap
  • S’il a un impact fort mais n’est pas réalisable tout de suite, je l’inscrit dans mon backlog
  • S’il ne répond à aucun des critères, j’arrête tout de suite : cette idée ne mène à rien et je perds mon temps.

Le backlog permet de trier ses idées, et de se concentrer sur l’essentiel – pour rester focus sur ses tâches au quotidien.


#4 Les outils numériques créent de l’alignement

Bon c’est très bien tout cela, mais cela donne quand même un peu l’impression que nous passons notre temps à travailler tous seuls dans notre coin, non ? Et bien c’est un peu vrai 🙂 – du moins physiquement. Parce que nous laissons beaucoup de places aux interactions asynchrones, sur nos outils numériques. Par exemple, nous utilisons Trello pour demander du feedback en permanence à notre équipe. Elle m’a déjà fait trois retours sur cet article – pas parce que je ne sais pas écrire, mais parce que m’assurer en continu que mon équipe est OK avec ce que je fais est important. Nous appliquons cette démarche à tout ce que nous faisons au quotidien. Cela, ainsi que la totale transparence de l’information, permet de s’assurer que tout le monde soit aligné en continu avec ce que chacun entreprend.

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Notre cours d’introduction à Trello 🙂

Nous utilisons également notre propre produit pour faire circuler l’information et les connaissances. Par exemple, notre CTO Sébastien est notre référence en terme de process internes, et dès qu’il a 5 minutes, il en profite pour créer des petites formations sur comment gérer sa boite mail, comment bien utiliser Trello, quelles bonnes pratiques mettre en place sur GitHub, etc. Cette circulation continue des savoirs permet également à chacun de faire bénéficier toute l’entreprise des choses qu’il apprend sur son périmètre d’activité.


#5 Les périmètres s’affinent en permanence

En deux mois, nous avons presque doublé la taille de nos effectifs, en passant de 25 à 42 salariés. Dans un contexte d’hypercroissance, il est très important de pouvoir affiner en continu les scopes de chacun, tout en respectant les principes énoncés ci-dessus. Du coup comment faire ? Comment adapter le management de l’entreprise ? Nous partons du principe que dès que quelqu’un voit son scope grossir, il faut embaucher une nouvelle personne. L’idée est de garder un périmètre d’activité compact. Nous prêtons du coup une extrême attention au process d’onboarding, comme je vous le racontais ici. De plus, nous nous assurons de garder toutes les semaines un temps dédié à l’affinage des scopes. C’est l’occasion d’aborder avec son équipe les points de frictions et les tensions observées pendant la semaine, et de trouver ensemble une réponse.


Voilà, je vous ai présenté quelques unes des bonnes pratiques que nous mettons en place chez 360Learning. Toutes se fondent sur l’empowerment, la transparence et la confiance, et la bonne circulation de l’information en interne. Et cela marche : nous avons conduit une petite étude en interne, et nous sommes 3 collaborateurs sur 4 à nous trouver bien plus performants et motivés que dans nos expériences professionnelles passées. L’autre conséquence est bien sûr l’attention particulière que nous portons au recrutement : le fit avec la culture et la capacité à être autonome et rationnel dans tous ses actes sont des qualités que nous recherchons tout particulièrement. C’est tout pour aujourd’hui, rendez-vous mercredi prochain pour faire le plein de bonnes pratiques !

En attendant, n’hésitez pas à aller tester notre produit – la démo est gratuite, et on vous promet que vous y trouverez un intérêt 🙂