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Culture et méthodologies de travail : 6 règles simples pour améliorer l’exécution en interne

Méthodologies de travail agiles, obsession de la scalabilité, optimisation continue, décentralisation du management… Les méthodes de travail des startups fascinent de plus en plus d’entreprises. Et pour cause : les startups forment probablement l’écosystème le plus inventif du moment en ce qui concerne l’exécution et les méthodologies de travail. Regardez cette série de vidéos réalisées avec le Galion Project si vous n’êtes pas convaincu ! Au-delà, en filigrane, c’est probablement également là que s’esquisse de la manière la plus visible la révolution profonde qui s’opère dans notre rapport au travail.

 

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J’ai eu l’occasion d’intervenir il y a quelques semaines lors d’un Café Connect organisé par le Hub de Bpifrance. L’évènement, dédié aux méthodologies de travail startup, visait à montrer comment les grands groupes peuvent s’en inspirer pour améliorer leur excellence opérationnelle. L’occasion de lister quelques conseils simples pour développer ses capacités d’exécution en interne. 

Pour nous, pas de secret : développer l’agilité de son organisation et sa capacité à croître repose avant tout sur la culture d’entreprise. Attention, on ne parle pas de babyfoot ou de marathons open innovation ici. Je parle bien de pratiques de travail & d’exécution partagées par tous au sein d’une organisation. Si dans une entreprise, tout le monde travaille de la manière la plus efficace et décentralisée possible, alors l’entreprise est sur la bonne voie. 360Learning est un exemple plutôt convaincant : depuis 3 ans, nous connaissons une croissance de 300% par an en moyenne.

Mais si ces derniers mois nous ont bien appris quelque chose, c’est que ces méthodes de travail ne sont pas uniquement applicables aux startups. Grands groupes, PME, associations… L’expérience nous a montré qu’elles pouvaient tout à fait être répliquées à l’intérieur d’autres structures. Et ce, avec de multiples bénéfices : agilité, attractivité, qualité de l’exécution, augmentation de la performance et de l’implication, … Durant les 2 dernières années, voilà les 6 grands principes d’organisation que nous avons identifiés chez 360Learning pour développer notre excellence opérationnelle et notre capacité d’exécution.  En espérant que cela vous soit utile ! 

 


#1 Donnez de l’autonomie aux gens !

Le désengagement des salariés coûterait 500 milliards de dollars par an à l’économie américaine, selon l’institut de sondage Gallop. Vous les avez vu, ces chiffres sur le  manque de motivation des salariés et l’impact sur les performances globales de l’entreprise. Rien de très étonnant ici.

Mais comment inverser la tendance ? Chez 360Learning, nous sommes convaincus que cela passe par le fait de donner un maximum d’autonomie à chacun. Cela va permettre de motiver les collaborateurs en les responsabilisant et en leur montrant qu’on leur fait confiance. Autre avantage : accorder un maximum d’autonomie à chacun permet aussi d’éviter le goulot d’étranglement des managers, tout en facilitant la prise de décision rapide à tous les niveaux de l’organisation.

Voici quelques pistes pour y arriver : 

  • Définissez des périmètres d’action & de décision clairs pour chaque personne et faites les connaitre et reconnaitre, en les affichant publiquement par exemple.
  • Implémentez le principe “une tâche = un responsable” (vs 2 ou plus) : chaque action à faire doit être assignée à une seule personne, qui prend publiquement la responsabilité de la mener à bien.
  • Valorisez le travail des collaborateurs, en leur faisant partager collectivement leurs succès, leurs échecs et les enseignements qu’ils en retirent.

 


#2 Gérez l’information de manière transparente et décentralisée pour améliorer l’exécution

L’autonomie des collaborateurs ne fonctionne pas si l’information n’est pas transparente et partagée par tous en interne. Comment prendre en effet une décision sur un sujet s’il nous manque la moitié des informations essentielles pour pouvoir trancher ?

Pour éviter cela, tentez de faire en sorte que la totalité de l’information liée au business et aux projets en cours, passés et futur, soit accessible à tous, à tout moment. Pour cela, vous pouvez utilisez des outils de gestion de projet en ligne, comme Trello par exemple, dans lequel vous rendrez accessible toute l’information relative au business, comme chez nous. L’avantage ? Tout est transparent, chacun peut décider en connaissance de cause. Et surtout : vous apprenez à capitaliser sur l’information, en créant une documentation en permanence à jour sur l’entreprise.  

Ce qui nous amène au point suivant…

 


#3 Arrêtez les meetings et les boucles d’email sans fin !

2h de réunion hebdomadaire avec 5 personnes = 10h de temps de production en moins. Faites le calcul sur un mois : le temps que nous perdons en meeting inutile est tout bonnement effrayant. Tentez au contraire de tendre un maximum vers des interactions asynchrones. Privilégiez l’écrit, en vous appuyant sur vos outils et vos interfaces. De la même manière, évitez les emails en interne, et passez systématiquement par ces outils. Cela permet :

  • d’éviter de disperser l’information, en centralisant tout au même endroit et en pouvant facilement rechercher quelque chose.
  • d’éviter les asymétries d’information : plus besoin de se questionner pendant des heures sur qui mettre en CC ou en CCI, ou qui convier à la réunion… Les collaborateurs savent où trouver l’information dont ils ont besoin, et celle-ci est complète puisque tout est loggué en ligne.

 

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Mon agenda de la semaine – 4 meetings de maximum 20 minutes, et des plages de travail de plusieurs heures d’affilée. Ce n’est pas de la triche, juste une manière efficace d’organiser son temps de travail 🙂

 

Quelques conseils pour tendre vers cela chez vous :

  • Investissez dans un outil de gestion de projet en ligne (le coût est modique, et certains ont des versions gratuites plus que complètes).
  • Arrêtez de faire des meetings : traitez vos points par écrit, notez les engagements de chacun, et dispatchez ensuite les actions.
  • Ayez les bons réflexes ! Exemple : on vous demande de participer à un meeting ? Suivez les étapes suivantes :
    • Demandez à la personne de quoi elle souhaite discuter avec vous
    • La personne va répondre avec un sujet qu’elle commencera à formaliser
    • Demandez-lui quel est son avis sur le sujet
    • La personne va exposer son point de vue, et continuer à le formaliser
    • Répondez ensuite avec votre vision si cela est nécessaire, ou tout simplement « OK, ça m’a l’air bien »
    • Bravo, vous venez d’éviter 1h de meeting 🙂

 


#4 Créez des mécaniques de feedback permanent en interne

L’excellence opérationnelle s’acquiert lorsque vous êtes capable d’analyser le ROI (pour Return On Investment) de chacune de vos actions, et d’optimiser les actions suivantes en conséquence. Nous avons tous en permanence une multitude de tâches à mener à bien. Autant se focaliser sur un plus petit nombre de tâches qui créent un maximum de valeur, et éliminer les tâches inutiles ou chronophages qui n’ont pas d’impact direct sur le business. 

Quelques réflexes simples pour y arriver :

  • Dès qu’une action est terminée, déterminez un délai au bout duquel il sera pertinent d’examiner les retombées de l’action. Le Jour J, effectuez cette analyse. Abandonnez ce type d’action si les résultats sont mauvais, poursuivez et optimisez s’ils sont bons.
  • Habituez vos équipes à partager ces retours d’expérience à l’écrit. Ils vous serviront à documenter ce qui marche / ne marche pas, et à créer une base de connaissance très utile aux nouveaux arrivants par exemple.
  • Donnez du feedback en continu, tous les jours, à vos équipes – et faites en sorte qu’elles fassent de même. Le feedback, surtout quand il est critique et constructif, est une mine d’or pour améliorer son fonctionnement. Plus il est fréquent et rationnel, plus il est dépassionné – et moins l’égo a son mot à dire.

 


#5 Formez en continu

Le présupposé de ces différentes méthodologies est qu’elles soient partagées en interne, et pour cela, pas de secret, il faut former les gens. Au lieu de former vos salariés à vos valeurs et à vos principes, formez-les à des méthodes de travail concrètes. Celles-ci vont conditionner leur manière d’interagir et de travailler au quotidien tout en leur permettant d’être beaucoup plus efficaces et de consacrer leur temps de travail à des choses sur lesquelles ils se sentent investis. C’est cela qui définira vraiment, in fine, votre culture d’entreprise, en posant les bases d’une “manière de faire” spécifique à votre organisation.

Quelques clés pour cela :

  • Créez des programmes d’onboarding très clairs, pour former tous vos nouveaux arrivants à ces méthodologies de travail.
  • Soyez très concrets, et formez les gens à des choses qui leur seront effectivement utiles au quotidien (comme savoir bien gérer ses emails, par exemple :)).
  • Faites documenter leurs bonnes pratiques métier à vos experts internes, et incitez-les à former les autres. C’est valorisant pour eux et cela transforme l’entreprise en organisation apprenante, résiliente et capable de capitaliser sur son savoir.
  • Vérifiez en continu l’acquisition des compétences de vos salariés et modélisez des parcours de progression : c’est stimulant de connaître ses possibilités futures, et de voir où l’on en est dans son parcours professionnel.

 

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Chez 360Learning, nous utilisons notre propre produit pour former tout le monde, en continu, aux méthodologies de travail et aux bonnes pratiques métier – de quoi accélérer le rythme de nos onboardings !

 


#6 Apprenez à penser de manière scalable

Lorsque vous êtes confronté à une prise de décision, pensez toujours en terme de dispositif. Comment s’assurer que le travail intellectuel que je fournis ici sera utilisable par d’autres ? Comment faire en sorte que la solution que j’esquisse aujourd’hui pour 3 personnes soit utilisable facilement pour 50 demain ? C’est la clé pour construire des process intelligents et scalables, et créer une véritable culture d’entreprise basée sur l’excellence opérationnelle et la capacité à délivrer une exécution de qualité à tous les niveaux de l’organisation. Car ce sont bien les pratiques de travail partagées au sein de votre organisation qui conditionneront votre culture d’entreprise !

 

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Voilà, j’espère que ces quelques conseils pratiques vous aideront à améliorer l’efficacité de votre organisation et la qualité de l’exécution en interne :). Si vous souhaitez découvrir toutes les pratiques qui guident notre culture d’entreprise chez 360Learning, c’est par ici. Et si vous souhaitez voir en intégralité mon intervention au Café Connect de Bpifrance, rendez-vous ici

 

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