Culture 101 #1 Comment créer un onboarding efficace ?

Aujourd’hui on lance un nouveau format sur le blog : Culture 101. L’idée, c’est tous les mercredis de parler un peu de culture d’entreprise, et beaucoup de nos méthodologies de travail chez 360Learning. Cela fait trois ans que nous les affinons sans cesse, toujours dans l’idée de gagner en productivité en éliminant les frictions. On commence aujourd’hui avec une question cruciale : l’onboarding.

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En novembre dernier, nous étions 25 chez 360Learning. Début février, nous étions 45. La taille de l’entreprise a presque doublé en 2 mois, ce qui pose son lot de problème. On le sait bien, une startup en pleine croissance fonctionne par palier, et à chaque palier se pose une nouvelle question. Pour nous, le passage de 4 à 10 personnes nous a notamment obligés à repenser notre rapport à la transparence de l’information. C’est facile d’échanger quand on travaille à 4 dans la même pièce ; à 10 c’est plus compliqué. Aujourd’hui, en passant de 25 à 45 en quelques semaines, on atteint un nouveau palier. Et une nouvelle question se pose.

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Comment onboarder efficacement ces nouveaux collaborateurs ?

Onboarding à l'ancienne - heureusement qu'il existe des solutions numériques
Les cahiers, en déco, c’est bien – mais question scalabilité, heureusement qu’il existe d’autres solutions pour l’onboarding

C’est vrai, intégrer des gens, cela prend du temps – à la fois pour eux et pour ceux qui les encadrent. Pour nous, pas de miracle. La seule solution, c’est un process d’onboarding bien pensé. Et pour cela, on fait appel à notre coeur de métier: la formation. Depuis 2013, nous utilisons en effet notre propre plateforme de formation pour former nos nouveaux salariés, tout en optimisant en continu les contenus que nous proposons. Voici ce que nous avons appris.


#1 L’onboarding commence avant le premier jour

On en a déjà parlé ici ou ici : chez 360Learning, nous tentons de définir un nouveau modèle d’organisation, en éliminant toutes les frictions qui pourraient nous empêcher de générer de l’hypercroissance. Parmi ces frictions : l’autorité, le micro-management, l’opacité de l’information, les réunions ou encore les boites mails mal gérées. Nos réponses : la décentralisation, l’autonomie, la transparence totale de l’information et des méthodologies de travail partagées par tous. C’est une culture qui ne laisse pas la place aux rapports d’égo ou au manque de rationnel.

Et forcément, le recrutement est une étape clé pour vérifier que le fit se fait. Comme nous le disions ici, on pense sincèrement que le cultural fit compte plus que les compétences. Chez nous, l’onboarding commence dès la phase de recrutement : on conseille des lectures à nos futurs collaborateurs, on travaille avec eux et les équipes en amont pour définir leur scope, et on vérifie qu’il y a un cultural fit.

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Nos conseils de lecture en amont

#2 Transmettre correctement la vision = gagner une armée de commerciaux

Comprendre la philosophie, la culture et le produit sur lequel on va travailler est une nécessité. Pour cela, on utilise notre propre plateforme. Le jour J, le nouveau salarié (appelons-le Jack, oui c’est random) est immédiatement invité sur notre plateforme interne. Il rejoint le groupe des 360Learners, et va découvrir l’entreprise en même temps qu’il découvre le produit.

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Un aperçu de notre parcours d’onboarding

Au menu de ce premier parcours de formation :

  • une présentation générale de 360Learning
  • un focus sur les différentes équipes
  • une présentation des différents outils qu’on utilise
  • une formation express sur Trello, notre outil de gestion de projet
  • une initiation à la gestion rationnelle de sa boite mail
  • un module de formation pour savoir parfaitement pitcher notre entreprise et notre produit

Tout le monde sait combien c’est important pour une startup de savoir bien se pitcher. Ce module est là pour ça, et ça marche plutôt bien. Je me rappelle d’une soirée qu’on a organisée chez nous, où un prospect vient me voir après avoir parlé avec deux développeurs, et me demande si tout le monde est un commercial chez nous, parce que toutes les personnes avec lesquelles il a interagi ont parfaitement su lui pitcher la boite et le produit. 

Si tout le monde comprend clairement la vision, tout le monde sait pitcher. Et cela s’applique également aux grandes organisations : imaginez un module pour pitcher comme un startuper son organisation, avec des metrics sur la complétion et le degré d’appropriation du discours… Ce n’est pas si compliqué, on peut vous y aider 🙂


#3 Les méthodologies de travail, c’est la base

Les méthodologies de travail conditionnent les usages, et les usages conditionnent le réel – pas les grands mots creux. Nous n’avons pas de valeurs formalisées chez 360Learning, déjà parce qu’elles risqueraient de changer en fonction de l’évolution de l’organisation, mais surtout parce que nous croyons avant tout aux pratiques.

C’est pour cela que nous insistons tellement, dès le premier jour, sur la bonne utilisation de nos outils. Nous avons tous accumulé tant de réflexes et d’automatismes dans nos vies professionnelles, qu’il est parfois très dur de s’en défaire. Inculquer les bonnes pratiques dès le premier jour permet de gagner énormément en efficacité.

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Un exemple de question dans notre module de formation sur la gestion de sa boite mail

 #4 Le process d’onboarding doit s’optimiser en continu

Lean startup, test and learn… Nous appliquons les mêmes principes à tout ce que nous faisons, et l’onboarding n’y échappe pas. Grâce aux statistiques disponibles sur la plateforme, on peut repérer exactement les points de friction (questions mal formulées, réponses mal comprises, etc.), et adapter les contenus de formation en conséquence.


#5 L’onboarding n’a pas de fin

Une organisation est une structure en mouvement, qui s’adapte en fonction des gens qui la composent. De la même manière, l’onboarding évolue, au fur et à mesure que de nouvelles compétences ou de nouveaux outils émergent. C’est pour cela que nous tentons actuellement de designer un process d’onboarding scalable, basé sur l’auto-évaluation sur une liste de pratiques.

Nous commençons par des choses simples (0 inbox, etc), avant d’aller plus loin et de s’attaquer à des problématiques plus complexes, comme la construction de roadmaps ou de workflows. Au bout d’un certain temps, on atteint un nouveau stade : celui de coach. A ce moment-là, nous mettons en pratique tout ce que nous avons appris pour onboarder les nouveaux arrivants. Au-delà de responsabiliser les gens en interne, ce process assure aussi que l’onboarding ne reste pas statique, mais évolue en fonction des gens.


Rendre l’onboarding scalable est aujourd’hui notre priorité chez 360Learning, et en s’appuyant sur notre plateforme nous avons de bonnes chances d’y arriver. Si jamais vous avez les mêmes problématiques, jetez un oeil ici. Et soyez prêts : la semaine prochaine, on parlera décentralisation, résilience, autonomie et entreprise libérée 🙂 – souscrivez au blog pour être tenus au courant !