Développer une culture de la collaboration avec Trello, l'exemple de 360Learning

Trello x 360Learning : une histoire d’amour et de coopération

Vous connaissez sans doute l’adage : seul, on va vite ; mais à plusieurs, on va plus loin. La coopération permet aux équipes d’atteindre ensemble des objectifs plus ambitieux que la somme des objectifs individuels. 

Maîtriser les compétences-clés du travail d’équipe vous permettra de résoudre les problèmes plus rapidement, d’apprendre ensemble et d’avoir une analyse plus fine des situations. Avec l’explosion des solutions Saas, une multitude d’outils digitaux permettent aujourd’hui aux employés de coopérer rapidement. Citons bien entendu Slack, Google Docs, ou encore GoToMeeting. Chez 360Learning, nous avons notre chouchou : Trello !

Utiliser Trello pour développer une culture de collaboration en entreprise : 360Learning l'a fait.

Chez 360Learning, notre culture repose sur la communication quotidienne les uns avec les autres. Nous sommes notamment attentifs à communiquer règulièrement sur l’avancée de nos projets. Que ce soit à distance ou au bureau, les 360Learners ont des points de contact fréquents. La coopération continue fait partie intégrante de nos modes de travail.

Mais vous imaginez bien que coopérer au sein d’une entreprise décentralisée en pleine croissance internationale n’est pas une simple partie de campagne. Il ne suffit pas de décréter la coopération pour la rendre applicable. C’est pour ça que nous utilisons Trello.

360Learning x Trello

Trello est un outil en ligne qui utilise un système visuel imitant le système japonais Kanban d’utilisation de cartes pour indiquer le statut d’un projet. Utilisant des cartes, des listes et des tableaux, Trello vous permet de tracer et de suivre visuellement tout ce sur quoi vous travaillez. Grâce à Trello, tous les membres d’une équipe peuvent facilement collaborer, créer et mettre à jour du contenu plus rapidement et mieux comprendre tous les projets.

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Chez 360Learning, nous sommes des “power-users” de ce logiciel. Des acharnés, des geeks, des maîtres du ping. Quand on arrive chez 360Learning, on peut avoir le sentiment d’être submergé par cet outil. Et rapidement, on y prend goût. Mieux : on se demande comment on faisait avant.

Encourager la co-création de contenu

L’une des meilleures fonctionnalités de Trello est la possibilité de co-créer du contenu avec votre équipe. Chaque carte et chaque tableau peuvent être édités par chacun des collaborateurs, à tout moment. Cela signifie que chaque employé est habilité à contribuer et à améliorer les choses comme il l’entend.

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Chez 360Learning, la fonction de co-création nous aide à mieux répartir les tâches. Par exemple, il y a quelques semaines, nous avons décidé de basculer notre calendrier de contenu sur Trello. En lieu et place d’un Google Sheet, nous avons utilisé les cartes pour lister les contenus à produire et demander à chaque partie prenante son feedback dans le cadre de fil de discussion. En moins d’une semaine, nous avions notre calendrier pour le trimestre.

Mettre à jour et partager l’information en temps réel

Puisque tout le monde est capable d’éditer du contenu, votre matériel est constamment mis à jour. Il peut être très pénible d’avoir à faire des mises à jour en masse, car elles prennent beaucoup de temps et sont fastidieuses. Mais avec Trello, les informations sont constamment mises à jour et améliorées.

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Par exemple, à mesure que vos flux de travail évoluent, vous pouvez demander à votre équipe des réactions en temps réel et sans décalage, de sorte que tout soit toujours pertinent. Imaginez une pause au milieu d’un projet pour demander l’avis de votre équipe et recevoir vos commentaires presque immédiatement. Nous avons ainis résussi à éléminer les réunions de nos agendas, grâce à des mini-sessions de commentaires plusieurs fois par jour, ce qui rend votre travail plus net et maintient votre processus ininterrompu!

Privilégier la simplicité pour une meilleure coopération

Ce qui rend Trello idéal pour la collaboration est l’absence de barrière à l’entrée: tout le monde peut commencer à utiliser Trello dès le premier jour ! Cela signifie qu’il n’ya pas de temps d’accélération pour les nouveaux utilisateurs (ce qui vous permet d’économiser du temps et de l’argent) et que cet outil est mis à la disposition de pratiquement tous les membres de votre entreprise.

Chez 360Learning, les nouveaux employés suivent un programme d’intégration directement dans Trello, qui leur apprend à utiliser l’outil pendant qu’ils l’utilisent. Cela signifie qu’ils peuvent collaborer et parcourir le contenu dès le premier jour, ce qui est énorme en termes d’intégration!

Convexity : la culture de collaboration en action

Cette utilisation radicale d’un outil collaboratif comme Trello est basé sur six grands principes qui en fondent le succès. Il se trouve, et ce n’est pas un hasard, que ces piliers sont ceux de Convexity, la culture interne propre à 360Learning, à savoir :

  • Faible autorité, grande responsabilité : chacun peut demander l’avis de tous. Trello nous permet de pinguer les personnes les plus à même de donner du feedback.

  • Transparence : l’information est partagée entre tous, et nous privilégions donc Trello aux communications par mail.

  • Autonomie : le porteur de projet est seul responsable de la décision finale. Trello permet de formuler des requêtes aux autres membres de l’équipe qui décident seuls de la priorisation des demandes.

  • Impact : les projets sont priorisés en fonction de leur impact sur la performance de l’entreprise. Trello permet d’avoir une vision claire des objectifs de chacun.

  • Esprit d’équipe : le travail asynchrone nous permet de coopérer tout en respectant le rythme de chacun. Avec Trello, nous pouvons documenter des pratiques que d’autres pourront consulter dans le futur.

  • Flexibilité : remote ponctuel ou à temps plein sont des pratiques courantes. Avec Trello, une simple connexion internet transforme un bord de mer en bureau éphémère.

Vous souhaitez en apprendre plus sur notre culture collaborative et les bienfaits de la coopération au sein des équipes en forte croissance ? Retrouvez la présentation de Matthieu, Corporate Culture Director chez 360Learning (en anglais) :

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